Tego typu dokumenty, o których Pani pisze czyli rezerwacje i karty meldunkowe warto przechowywać w hotelu przez 3 lata od daty ich zaistnienia. Nie ma obowiązku przechowywania rezerwacji w ogóle. A dane meldunkowe prawdopodobnie i tak wprowadzacie Państwo do systemu komputerowego w recepcji? Te 3 lata przechowywania to dobra praktyka hotelarska. Informacje z dokumentów niekiedy przydają się i po pół roku przy reklamacjach. Niekiedy dzięki nim hotel jest w stanie pomóc Policji, np. CBŚ lub ABW wpierając informacyjnie, w granicach prawa, w prowadzonych przez te służby działania operacyjne. W końcu, trafiają się także zapytania z prokuratury lub sądów. Wówczas karty meldunkowe i np. zapisy z archiwalnego zeszytu recepcji dostarczają informacji przydatnych w pracy tych instytucji.
Niszczenie? Należy znaleźć firmę, której procedury niszczenia dokumentów są zgodne z wymaganiami normy DIN 32757, i która wystawi protokół zniszczenia dokumentów. Nierzadko najlepsze oferty mają komunalne lub prywatne firmy zajmujące się wywozem i utylizacją śmieci. Cena za kilogram zniszczonych dokumentów waha się między 2 a 4 złote netto. Protokół zniszczenia wraz z kopią fakturą należy przechowywać w dokumentach hotelu. Niekiedy: gdy system zaopatrzenia budynku w ciepło na to pozwala - dokumenty spala się na miejscu, w piecu centralnego ogrzewania. Gdy konstrukcja pieca na to pozwala. Zawsze: powinno się to robić komisyjnie, a komisja powinna być fizycznie obecna przy niszczeniu dokumentów poprzez ich spalenie, z czego powinien także powstać stosowny protokół. W protokole powinny się znaleźć nie tylko informacje jakie dokumenty i z jakiego okresu zostały zniszczone, ale także imiona i nazwiska oraz podpisy członków komisji. Zwykle hotele - akcje utylizacji dokumentów zawierających dane wrażliwe - dokonują raz na dwa lata, ale wszystko zależy od wielkości hotelu i ilości gości czyli frekwencji. Co do raportów 'rzeczy znalezionych' ich żywot powinien być niedłuższy niż czas przechowywania rzeczy w obiekcie - zgodnie z regulaminem hotelu.
