Hotelarstwo
Dzisiaj jest: Piątek, 24 Listopad 2017, imieniny Jana i Flory
Szukaj w serwisie:    

Przepisów nie ma, jest dobra praktyka

Tego typu dokumenty, o których Pani pisze czyli rezerwacje i karty meldunkowe warto przechowywać w hotelu przez 3 lata od daty ich zaistnienia. Nie ma obowiązku przechowywania rezerwacji w ogóle. A dane meldunkowe prawdopodobnie i tak wprowadzacie Państwo do systemu komputerowego w recepcji?
Te 3 lata przechowywania to dobra praktyka hotelarska. Informacje z dokumentów niekiedy przydają się i po pół roku przy reklamacjach.
Niekiedy dzięki nim hotel jest w  stanie pomóc Policji, np. CBŚ lub ABW wpierając informacyjnie, w granicach prawa, w prowadzonych przez te służby działania operacyjne.
W końcu, trafiają się także zapytania z prokuratury lub sądów. Wówczas karty meldunkowe i np. zapisy z archiwalnego zeszytu recepcji dostarczają informacji przydatnych w pracy tych instytucji.

Niszczenie?
Należy znaleźć firmę, której procedury niszczenia dokumentów są zgodne z wymaganiami normy DIN 32757, i która wystawi protokół zniszczenia dokumentów. Nierzadko najlepsze oferty mają komunalne lub prywatne firmy zajmujące się wywozem i utylizacją śmieci. Cena za kilogram zniszczonych dokumentów waha się między 2 a 4 złote netto. Protokół zniszczenia wraz z kopią fakturą należy przechowywać w dokumentach hotelu.
Niekiedy: gdy system zaopatrzenia budynku w ciepło na to pozwala - dokumenty spala się na miejscu, w piecu centralnego ogrzewania. Gdy konstrukcja pieca na to pozwala. Zawsze: powinno się to robić komisyjnie, a komisja powinna być fizycznie obecna przy niszczeniu dokumentów poprzez ich spalenie, z czego powinien także powstać stosowny protokół. W protokole powinny się znaleźć nie tylko informacje jakie dokumenty i z jakiego okresu zostały zniszczone, ale także imiona i nazwiska oraz podpisy członków komisji.
Zwykle hotele - akcje utylizacji dokumentów zawierających dane wrażliwe - dokonują raz na dwa lata, ale wszystko zależy od wielkości hotelu i ilości gości czyli frekwencji.
Co do raportów 'rzeczy znalezionych' ich żywot powinien być niedłuższy niż czas przechowywania rzeczy w obiekcie - zgodnie z regulaminem hotelu.

Masz problem?
Pytanie?

Wątpliwość, dotyczącą prowadzonej działal- ności hotelarskiej?

Albo hotelu, w którym pracujesz?

Chciałbyś porady?

Potrzebujesz pomocy?

Szukasz rozwiązania?

Napisz do nas:

Na bieżąco odpowiadamy Naszym Czytelnikom, a wybrane kwestie i problemy publikujemy na tej stronie za zgodą pytających.

Zapraszamy

© 2009-2017 Hotelarstwo. Istnieje od wieków.
Projekt & cms: www.zstudio.pl
Newsletter: