Odpowiedź naszego eksperta
- Nie bać się działać zgodnie z prawem -
Jak jest? Obiekt hotelowy, który weryfikuje tożsamość i utrwala dane osób które będą mieszkały w budynku, musi spełniać obowiązek informacyjny który wynika z regulacji RODO. Przetwarzanie danych przez obiekt hotelowy jest de facto niezbędne w celu wykonania umowy między hotelem a klientem o świadczenie usługi noclegowej.
Hotele, ośrodki wczasowe czy pensjonaty nie pobierają danych osobowych od osób chcących skorzystać z ogólnodostępnej gastronomii. Ale wynajęcie pokoju - to już czynność będąca zawarciem umowy. Klient ma pełne dane hotelu. Więc hotel powinien mieć niezbędne dane klienta.
Dodatkowo, obiekt hotelowy będąc obiektem zamieszkania zbiorowego ma obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa w budynku zarówno użytkownikom jak i pracownikom. Pozyskiwanie danych osobowych jest więc w naturalny sposób działaniem dopuszczalnym, a nawet wskazanym.
Warto pamiętać, by było ograniczone do niezbędnych danych osobowych. A jakie dane są przy rejestracji potrzebne hotelowi? Różnie. Minimaliści przyjmują imię, nazwisko i numer PESEL. Inni dodatkowo potrzebują adresu zamieszkania. Jeszcze inni pobierają numer rejestracyjny samochodu, gdy jest to umotywowane sensownie.
Podstawowe znaczenie dla prawidłowości postępowania w takich sytuacjach ma poinformowanie klienta w recepcji obiektu - nim stanie się gościem - czyli na etapie gromadzenia danych o:

• kto przetwarza dane osobowe
• w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej to robi
• kim są odbiorcy danych osobowych
• jaki jest okres przechowywania danych osobowych.

Klient powinien też zostać poinformowany o prawie do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, a także o prawach do: wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych i prawie do wniesienia skargi do UODO.

Jak to zrobić?
Recepcjonista nie recytuje formułek. Nie ma na to czasu ani miejsca. Rolę 'informowania' spełnia karta, którą klient powinien obowiązkowo otrzymać w recepcji do zapoznania się. A w niej? Wszystkie powyższe informacje. Czytelnie i prawidłowo zamieszczone.
Kartę tę klient powinien podpisać, nim zacznie wypełniać kartę rejestracyjną czy kartę gościa (dawniej: kartę meldunkową). W niektórych hotelach informacje o RODO są drukowane na odwrocie karty rejestracyjnej. Inne obiekty dają do podpisu kartę rodo a potem do wypełnienia kartę gościa. Obie metody są prawidłowe. Którą wybrać? Wygodniejszą w danym obiekcie.
O czym pamiętać?
Że najpierw informacje RODO a potem karta rejestracyjna.